Un dossier MonProxima mal paramétré dès l’ouverture de la mesure génère des incohérences en cascade : comptes bancaires non rattachés, échéances de reddition oubliées, documents introuvables lors d’un contrôle du juge. Nous constatons que la majorité des erreurs de gestion remontées par les greffes trouvent leur origine non pas dans le suivi courant, mais dans la configuration initiale du dossier côté Proxima.
Rattachement des comptes bancaires dans MonProxima : la source d’erreur la plus fréquente
Le paramétrage multi-comptes constitue le premier point de friction. Lorsqu’un mandataire ouvre un dossier dans Proxima, chaque compte bancaire du majeur protégé doit être rattaché individuellement, avec son RIB, sa nature (courant, épargne, livret réglementé) et son périmètre de gestion.
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Une erreur classique consiste à rattacher un seul compte courant en oubliant les livrets ou les comptes-titres. Le résultat : les opérations sur ces supports n’apparaissent pas dans le compte de gestion annuel, et le juge des tutelles reçoit un document incomplet.
Nous recommandons de procéder au rattachement de tous les comptes avant de saisir la moindre opération. La télétransmission bancaire intégrée à Proxima ne fonctionne correctement que si le paramétrage initial reflète exactement la situation patrimoniale du majeur.
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- Vérifier que chaque compte porte un libellé explicite (et non le libellé par défaut de la banque) pour éviter les confusions lors des rapprochements
- Renseigner la date d’ouverture du compte dans le dossier, car elle conditionne le périmètre du premier compte de gestion partiel
- Activer la télétransmission bancaire dès le rattachement pour que l’historique des opérations se construise sans trou
Calendrier de reddition et année civile : paramétrer les échéances sans décalage
Depuis l’harmonisation du calendrier, le compte de gestion couvre l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Sa transmission au juge, accompagnée des justificatifs, doit intervenir avant le 31 décembre de l’année suivante. Ce cadre paraît simple, mais il crée un piège concret dans MonProxima.
Quand la mesure débute en cours d’année, le premier exercice est partiel. Si le mandataire ne paramètre pas manuellement la date de début d’exercice dans le dossier, Proxima applique le 1er janvier par défaut. Le compte de gestion généré couvre alors une période où la mesure n’existait pas encore, ce qui déclenche systématiquement une demande de rectification du greffe.
Le réflexe à adopter : dès la création du dossier, accéder aux paramètres d’exercice comptable et renseigner la date du jugement comme point de départ du premier exercice. Les exercices suivants basculent automatiquement sur l’année civile complète.
Droits d’accès MonProxima pour le majeur protégé et ses proches
MonProxima sert de portail de consultation pour les majeurs protégés et leur entourage. Un paramétrage incomplet des droits d’accès produit un espace vide ou inutilisable pour le majeur, ce qui va à l’encontre de l’objectif d’autonomie porté par la plateforme.
Concrètement, le mandataire doit activer manuellement les modules visibles depuis l’espace MonProxima du majeur. Par défaut, certains modules restent désactivés. Si le mandataire ne coche pas la visibilité des documents, des relevés ou du calendrier, le majeur se connecte à un tableau de bord quasi vierge.
Granularité des droits : ce que le mandataire contrôle
Le mandataire choisit quelles catégories d’informations sont accessibles : solde des comptes, historique des opérations, documents archivés dans la GED, échéances du calendrier. Chaque catégorie se paramètre indépendamment, ce qui permet d’adapter la visibilité au régime de protection (tutelle, curatelle renforcée, curatelle simple).
En curatelle simple, restreindre l’accès aux relevés bancaires n’a pas de sens juridique puisque le majeur conserve la gestion de ses comptes. En tutelle, le mandataire peut légitimement limiter certaines informations, mais doit documenter ce choix dans le dossier.
GED et classement des pièces justificatives dans Proxima
La gestion électronique des documents intégrée à Proxima repose sur une arborescence prédéfinie. L’erreur la plus répandue : scanner et déposer toutes les pièces dans un dossier unique, sans respecter le classement par catégorie (identité, patrimoine, santé, correspondance juridictionnelle).
Cette négligence ne pose pas de problème au quotidien. Elle devient critique lors de la reddition des comptes avec justificatifs, quand il faut extraire rapidement les factures, quittances et relevés liés à un exercice précis.
Nommage des fichiers et indexation
Proxima indexe les documents par leur nom de fichier. Un scan nommé « IMG_20250315.pdf » ne sera jamais retrouvé sans ouvrir chaque pièce. Nous préconisons un nommage normalisé : type de document, date, nom du majeur (exemple : « facture-edf-202503-durand.pdf »). Cette discipline initiale fait gagner un temps considérable lors des contrôles.
- Déposer les pièces dans la catégorie GED correspondante dès la réception, pas en fin d’exercice
- Associer chaque pièce à l’opération comptable correspondante dans Proxima pour créer un lien direct entre le justificatif et la ligne du compte de gestion
- Supprimer les doublons régulièrement, car un même justificatif rattaché deux fois à deux opérations différentes génère des incohérences lors de l’export
Alertes et échéances légales : ne pas se fier aux paramètres par défaut
Proxima intègre un système d’alertes pour les échéances légales (renouvellement de mesure, reddition des comptes, révision quinquennale). Les délais d’alerte par défaut sont souvent trop courts pour un mandataire qui gère plusieurs dizaines de mesures.
Nous observons qu’une alerte paramétrée à 30 jours avant l’échéance laisse rarement le temps de rassembler les pièces, de vérifier les comptes et de préparer la transmission. Passer le délai d’alerte à 60 ou 90 jours donne une marge réaliste pour un traitement sans précipitation.
Le paramétrage des alertes se fait mesure par mesure. Un réglage global n’existe pas dans la version actuelle de Proxima, ce qui oblige à configurer chaque dossier individuellement lors de sa création. C’est fastidieux, mais c’est la seule manière d’éviter les oublis de transmission qui exposent le mandataire à une injonction du juge.
La qualité d’un dossier MonProxima se joue dans les premières heures de paramétrage. Rattacher tous les comptes, caler le bon exercice comptable, ouvrir les droits d’accès adaptés au régime de protection, classer les pièces dans la GED avec un nommage rigoureux et ajuster les délais d’alerte : ces cinq réglages couvrent la quasi-totalité des erreurs que nous rencontrons lors des audits de dossiers.
